使える! ボイスレコーダー

新社会人必見!今から覚えておきたい失敗しない“ボイスレコーダー作法”6つ

デキるビジネスマンは重要な録音をミスらない!

この春で高校や大学、専門学校などを卒業して、4月から新社会人になるという方も多いでしょう。中でも、これから営業職や企画職、コンサルティング職、顧客折衝のあるクリエイティブ職などに就くことが決まっている人が身につけておくといいのが、商談や会議などでの「ボイスレコーダーによる録音スキル」です。

知らないと信用を失う!? 6つのボイスレコーダー作法とは

一人前のビジネスマンなら、お客様との打ち合わせや社内のミーティングなどの記録を正しくできて当たり前。とはいえ、手書きのメモでは書き取りが追いつかなかったり、よく聞き取れなかったり、あるいはメモに主観が入ったりと正確な議事録作成ができないことがあります。慣れない新人であればその可能性はより高くなるでしょう。

そこで役に立つのがボイスレコーダーの録音スキルです。「そんなのボイスレコーダーの録音ボタンを押せばいいだけでしょ」と高をくくっている方は要注意です。なぜなら、正しい“ボイスレコーダー作法”を知らないと、クライアントの信用を失うことにもなりかねないからです。そこで今回は、とくに重要な6つの録音作法をご紹介。自信を持って客先で録音できるよう、しっかり覚えておきましょう。

作法1.バッテリー残量の確認

客先に行く前に必ず確認しておきたいのが、ボイスレコーダーのバッテリー残量です。最近のボイスレコーダーは、軽量で長時間駆動が当たり前になってきていますが、前の現場などでたくさん使用している場合、バッテリーが少なくなっている可能性もあります。

商談や打ち合わせ、インタビューなどの最中に、「すいません、バッテリーが切れてしまって……」というのは、マナーとしてよくないことはもちろん、ビジネスマンとしてのスマートさにも欠けます。それだけで場の空気を悪くしてしまうこともありますから、とくに重要な場面で使用する場合はあらかじめ新しい電池に入れ換えるなどの対策をしておいたほうがいいでしょう。

作法2.空きデータ容量の確認

空きデータ容量も、必ず事前に確認しておきたい事項のひとつです。大事な打ち合わせをしている最中に保存できる容量がなくなってアタフタ……なんてことになれば、相手に不安感を与えてしまうでしょう。また、しっかり録音していたつもりだったのに、途中で容量がなくなっていて、あとで録音できていないことに気がついた……という事態になってしまうと目も当てられません。与えられた仕事をまっとうするのが、ビジネスマンとしての最低限のマナーだとするなら、あらかじめ、不要なデータは消去するなり、外部メモリに移動させておくなりしておくべきでしょう。

作法3.録音前に必ず相手の承諾を得る!

今回紹介する6つの中でもっとも重要と言ってもいいのが、「録音前に相手の承諾を得る」というステップ。社内でのミーティングや勉強会などでは不要なケースもあるかもしれませんが、客先でボイスレコーダーを使う場合は“必須中の必須”事項だと覚えておきましょう。

もし、何の断りもなしに突然ボイスレコーダーを出して録音をスタートしたら、ほぼ間違いなく、相手に不信感、不快感を持たれてしまうはずです。そうなると、相手の姿勢・態度が硬化して、有益な商談や打ち合わせ、インタビューにならなくなることも考えられます。

そのため、録音を始める前に「会議内容の記録用に、録音させていただきます」など、録音する旨と、何の用途に使うのかを必ず明言しておくようにしましょう。訪問日時などが決まった時点と、当日の2回確認しておくと、より親切です。

作法4.録音がスタートしたことを確認

録音の承諾を得たからといって、油断してはいけません。録音ボタンを押したと思っても、押し間違いや何かのエラーなどで録音がスタートしていない、ということももしかしたらあるかもしれません。そのため、録音ボタンを押したあとは、必ずディスプレイを見て、録音タイムが進んでいること、また録音レベル(音量)が正常に上下していることを確認するようにしましょう。

作法5.録音中もレコーダーに気を配る

作法1と2にもつながりますが、もしかしたら、バッテリーや容量などの問題で録音が途中でストップしてしまうこともあるかもしれません。そのリスクを最小限に抑えるためにも、録音がスタートしたからといって安心せず、録音が続いていることをこまめに確認する癖をつけましょう。また、会議やインタビューなどで、重要な話が出た箇所は、そのときのタイムを確認して紙にメモしておくと、文字起こしや聞き直しをする際に便利です。

作法6.終了後は音声を確認する

最後は、録音終了後の確認です。万が一この時点で録音ができていなかったら、ほとんどの場合はどうしようもないことは確かですが、もし相手に時間があるのであれば、お願いして重要な箇所だけでも少し話してもらう、などの対処ができるかもしれません。いずれにしても最悪なのは、あとになってから「実はまったく録音できていませんでした」と言うことです。手立てがない場合、その場で平身低頭謝ることもビジネスマナーのひとつです。

専用のスタンドクリップをスマートに使いこなそう!

スマートな音声記録をしたい新人ビジネスマンにオススメなのが、高い実用性を備える「DM-720」です。

DM-720には専用のスタンドクリップが付属しており、さまざまなシーンで活躍しそう。ボイスレコーダーを置く場所がないときに胸ポケットなどへ固定する用途に使えるほか、机などに置く際のスタンドにも使えます。上手に活用することでよりスマートな録音が可能になります。

事前のリスクヘッジを忘れずに!

大事な会議や講義を録音しておけと言われたのに、小さなミスでしっかり録音できなかった……というのはよくある話。しかし、今回ご紹介した“ボイスレコーダー作法”を覚えておけば、突然録音を任されたときでも、あらかじめリスクヘッジが可能になりますし、スマートに録音できれば社内の評価もきっと上がるはず。これから新社会人になるみなさんや、これからボイスレコーダーを使う機会が増えそうというみなさんは、今からしっかり予習しておきましょう。


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